Gestion et organisation version Middle

Si l’on en croit ma courte présentation sur la page d’équipe de notre site web, je suis une personne au « sens de l’organisation sans faille » et une « spécialiste de la multitâche ». 

C’est donc sans grande surprise qu’on m’ait demandé de partager les trucs, les outils et les astuces qui me permettent de gérer mes nombreuses responsabilités, autant professionnelles que familiales. Je suis maman de deux jeunes enfants, donc aussi bien vous dire que mon sens de l’organisation est mis à rude épreuve lorsqu’il est question de gérer les besoins de la maison, de la garderie, les projets au bureau, les sorties, les fêtes, les cours et les nombreuses organisations ou comités de parents auxquels je participe…

Je divise en trois grandes sections ma gestion: temps, tâches et journée.

Gestion du temps

L’un des premiers outils à mettre en place et à utiliser de façon judicieuse est un calendrier. Je priorise une version électronique qui me permet de séparer différents aspects sur différents calendriers ce qui facilite la lecture grâce aux différentes couleurs. 

Mon calendrier familial est divisé en cinq: un calendrier pour chaque membre de la famille, pour y indiquer les rendez-vous propres à chacun, et un calendrier commun pour les activités familiales. 

Du côté professionnel, je met à profit toutes les options qui existent dans Google Agenda, l’outil que l’on utilise à l’Agence.

• Évènement: pour créer des rendez-vous avec des collègues ou des clients;
• Besoin de concentration: pour bloquer des périodes de travail sur des projets spécifiques; 
• Absent du bureau: pour indiquer mes absences;
• Tâche: pour ajouter des tâches à réaliser à un moment spécifique; et 
• Calendrier de rendez-vous: pour définir des plages horaires à offrir à des clients ou partenaires.

J’utilise également deux autres fonctionnalités de l’outil, soit les emplacements de travail et les heures de travail.Avec une formule de travail hybride, indiquer à mes collègues, clients et partenaires les heures auxquelles je suis disponible et l’endroit où je me trouve est relativement important.

Gestion des tâches

À l’Agence Middle, nous utilisons l’outil de gestion de projets Asana, mais il en existe plusieurs dont les fonctionnalités sont similaires. 

En tant que gestionnaire de projets, je supervise l’avancement des mandats de multiples clients et j’affecte des tâches à plusieurs collègues. Pour m’aider dans ma gestion de ces affectations, j’ai personnalisé mon tableau de bord Asana, qui comprend deux sections: mes priorités et les tâches que j’ai assigné. 

Le premier me permet de garder un œil sur les tâches qui me sont assignées, afin de les réaliser dans les délais requis, et le second me permet de suivre les demandes que j’ai faites à mes collègues et de m’assurer que rien n’est oublié ou ne dépasse la date de tombée.

Gestion de ma journée

En plus de mon calendrier, tenu à jour de façon très rigoureuse, j’aime débuter ma semaine et mes journées en rédigeant des listes de tâches. 

Le lundi, je prépare une vue d’ensemble de ma semaine, divisée par catégories. Dans mon cas, je sépare mes tâches à effectuer par client et je reporte ces tâches dans une vue quotidienne que je prépare chaque matin en fonction des urgences et des dates de tombées. 

Avec ces trois aspects (temps – tâches – journée) pris en charge par divers outils que j’ai personnalisé et optimisé, j’arrive à gérer une charge de travail et une vie personnelle bien chargés sans trop me prendre la tête. Les outils sont là, il suffit de les utiliser à leur meilleur. 

Je suis curieuse… quels outils avez-vous trouvé améliorer votre organisation au travail et à la maison?